Pendant la période expérimentale, il est
important que le projet soit mis en œuvre de manière organisée, efficace et
cohérente.
La
composition du comité de pilotage et la fréquence de ses réunions sont
déterminées conjointement. En outre, un comité professionnel est souvent mis en
place pour le projet ; ce comité se réunit à des fréquences variables en
fonction des besoins du projet. Les réunions du comité professionnel et du
comité de pilotage ont lieu à des moments prédéterminés et en coordination avec
tous les participants. L'association est tenue de tenir des protocoles, et les
membres du comité assurent le suivi de la mise en œuvre de toutes les décisions
prises.
L'association
doit documenter toutes les activités du projet - types d'activités et ce qui
est prévu dans un avenir proche. N'oubliez pas que si vous avez
travaillé et n'avez pas documenté ce travail, c'est comme si vous n'aviez pas
travaillé. Les recherches qui l'accompagnent ne remplacent pas le travail de
l'association.
La méthode
de transfert des paiements de l'Assurance Nationale varie pour les différents
projets. La part
de l'Assurance Nationale dans le financement du projet est déterminée dans un
contrat légal. Les paiements sont effectués aux dates indiquées dans le contrat
et sont transférés à l'association sous forme de traites bancaires ou
directement sur le compte bancaire de l'association. L'Assurance Nationale
transfère généralement une avance au début de la mise en œuvre du projet. Les
paiements de l'Assurance Nationale sont effectués au fur et à mesure de
l'avancement du projet et des dépenses réelles.
Si les
dépenses du projet s'avèrent inférieures aux prévisions initiales, la
participation au financement du projet sera réduite en conséquence. Si les
dépenses s'avèrent plus élevées, l'Assurance Nationale ne paiera que les sommes
prévues dans le contrat. Il convient donc de prêter attention aux limites
budgétaires et de planifier soigneusement les futures sources de financement.
Toute dépense réelle supérieure à celle autorisée dans le budget sera à la
charge de l'association. L'association est tenue de délivrer un reçu pour
chaque paiement perçu et de remplir un formulaire confirmant la réception du
paiement.